Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Institutt for musikk søker ny kontorsjef som kan være med og lede den videre utviklingen av instituttet sammen med instituttleder. Du vil være den øverste leder for den samlede administrative virksomheten og er en viktig rådgiver og lederstøtte for instituttleder.

Vi ser etter en leder som har relevant administrativ bakgrunn, fortrinnsvis fra offentlig sektor. Du har svært god forståelse for organisasjoner og din rolle i dem og ser viktigheten av å skape en inkluderende kultur som fremmer deling, samarbeid og samhandling.

Som leder av den administrative virksomheten vil du arbeide både strategisk og operativt. I dette ligger at du både skal ha en oversikt og et helhetsbilde, men også selv utføre arbeidsoppgaver i de forskjellige systemene vi benytter. Dette er for eksempel kontraktsarbeid, oversikt over arbeidsplaner, og saksbehandling knyttet til økonomi og administrasjon. Du må altså ha et godt blikk for helheten i virksomheten, men også evnen til å gå inn i detaljer.

Som person tar du initiativ, er strukturert og samarbeidsorientert. Du kommuniserer godt og evner å skape tillit i møte med ansatte, studenter og eksterne samarbeidspartnere. Du er en god planlegger, tenker langsiktig og har kapasitet til å følge opp flere og krevende saker og prosesser samtidig.

Stillingen innebærer personalansvar for de teknisk-administrativt ansatte ved instituttet, p.t. 13 personer. Du rapporterer til instituttleder og vil være en del av instituttets ledergruppe.

Hva går jobben ut på?

Lede, koordinere og følge opp den administrative virksomheten ved instituttet, inkludert kontraktsinngåelser og oppfølging av arbeidsforhold for både midlertidige og faste ansatte.
Lede instituttets HMS-arbeid på delegasjon fra instituttleder
Ivareta og utvikle organisasjon og arbeidsmiljø sammen med instituttleder
Følge utviklingen av instituttets totale virksomhet, ha ansvar for å iverksette og følge opp beslutninger sammen med øvrig instituttledelse
Følge opp budsjett og regnskap i samarbeid med instituttets controller, og kvalitetssikre grunnlags- og styringsdata

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

Relevant høyere utdanning på mastergradsnivå, gjerne innenfor ledelse og administrasjon. Særskilt relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
Ledererfaring med personalansvar
Erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring samt administrativ ledelse, herunder arbeid med strukturer, systemer og rutiner
Erfaring med strategiarbeid, endringsprosesser og iverksetting av tiltak
Erfaring med å yte lederstøtte
God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Det en fordel om du har

Ledererfaring fra en kunnskapsorganisasjon eller annen større organisasjon
Erfaring med saksbehandling og utredning fra offentlig sektor
Erfaring med prosesser som krever bred medvirkning

Personlige egenskaper

Vi søker en trygg og motivert kontorsjef med gode samarbeidsevner og blikk for hva som er god lederstøtte. Kontorsjefen må ha evne til å motivere andre og skape engasjement, evne til å takle høyt arbeidstempo og sammensatte oppgaver på en fleksibel og løsningsorientert måte. Den vi søker er selvstendig og tar initiativ til å finne løsninger.

Vi ser spesielt etter disse egenskapene:

Motiverende og relasjonsorientert lederstil som skaper et godt og inkluderende arbeidsmiljø
God virksomhetsforståelse og evne til å prioritere.
Tydelig og trygg i møte med kollegaer, studenter og samarbeidspartnere
Tydelig og konstruktiv kommunikasjonsstil
God helhetsforståelse med evne til å forutse utfordringer og identifisere gode løsninger
Gjennomføringsevne, samt evnen til å ta beslutninger og sette strategisk retning

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen.

Hvorfor skal du velge oss?

Varierte og utviklende arbeidsoppgaver i et spennende utdanningsmiljø
Åpent og inkluderende arbeidsmiljø (https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Inkluderende+arbeidsliv) med engasjerte kolleger
Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse (https://www.spk.no/Medlemskap-i-SPK/Verdien-av-medlemskapet/)
Ansattegoder og fordeler (https://www.ntnu.no/stillinger/ansattegoder)
Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden.
Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning.

Lønn og vilkår

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du normalt lønnes fra brutto kr 855 000,- - 985 000,- pr. år etter avtale avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis.

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller imøtekomme utlysningen
CV
vitnemål
ev. attester

Vi gleder oss til å lære mer om deg.

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning.

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon. Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Nora Bilalovic Kulset, e-post nora.kulset@ntnu.no. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med Hege Kissten, e-post: hege.kissten@ntnu.no

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 10.05.2026